一、总则
- 目的
- 为规范企业档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在企业经营管理、技术研发、市场拓展等各项工作中的重要作用，特制定本制度。档案作为企业历史活动的记录，是企业决策的重要依据，也是企业知识管理的核心资源，其重要性不言而喻。通过有效的档案管理，可以避免信息的重复收集和浪费，提高企业运营效率。
- 适用范围
- 本制度适用于企业内部所有部门和员工，涵盖企业各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等全过程管理。无论是行政管理部门的文件档案，还是生产部门的技术档案，亦或是财务部门的财务档案等，都应严格遵循本制度进行管理。
二、档案管理机构和人员
- 管理机构
- 企业设立档案管理办公室，负责统筹协调全企业的档案管理工作。档案管理办公室应配备专业的档案管理人员，他们需要具备档案管理专业知识、熟悉企业业务流程，并且能够熟练运用档案管理系统。档案管理系统是档案管理人员工作的强大工具，它能够实现档案信息的快速录入、存储、检索和统计等功能，大大提高了档案管理的效率和准确性。
- 人员职责
- 制定和完善档案管理制度和流程，确保档案管理工作的规范化和标准化。
- 负责企业各类档案的收集、整理、分类、编号等工作。在收集档案时，要充分利用档案管理系统提供的提醒功能，确保各部门按时提交应归档文件。
- 利用档案管理系统对档案进行安全存储和保管，定期对档案存储情况进行检查，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。
- 为企业的各项工作提供档案利用服务，通过档案管理系统快速检索和提供所需的档案信息，支持企业的决策、项目开展等工作。
- 定期对档案进行鉴定和销毁，按照规定程序处理到期档案，并在档案管理系统中做好相应的记录。
- 档案管理人员的主要职责包括：
- 各部门的兼职档案员负责本部门文件材料的收集、整理和初步审核，并按照规定时间将应归档文件移交给档案管理办公室。部门兼职档案员要熟悉档案管理系统的基本操作，以便更好地与档案管理办公室进行档案信息的交互。
三、档案的收集
- 收集范围
- 企业各部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于行政管理文件、合同协议、项目文件、技术图纸、财务报表、人事档案、声像档案等都应纳入档案收集范围。这些档案是企业运营的宝贵资料，通过档案管理系统可以对不同类型的档案进行分类存储，方便后续的管理和利用。
- 收集时间
- 各部门应在文件材料办理完毕后的[具体时间，如一个月内]，将需要归档的文件材料整理好，移交给本部门兼职档案员。兼职档案员在收到文件后，要及时在档案管理系统中进行登记，确保档案信息的及时更新。对于一些重要的项目文件，应根据项目进度定期收集归档，避免文件积压和遗漏。
- 收集要求
- 收集的档案应保证其完整性、准确性和真实性。文件材料应齐全，包括正文、附件、修改稿等；内容应准确无误，字迹清晰，符合相关规范要求。档案管理人员在接收档案时，要通过档案管理系统仔细核对档案信息，对于不符合要求的档案，应要求相关部门及时补充或更正。
四、档案的整理
- 分类方法
- 采用科学合理的分类方法对档案进行分类。一般按照档案的来源、内容、形式等特点进行分类，如将行政管理档案、业务档案、技术档案等分别归类。在档案管理系统中，可以根据预设的分类规则，自动对档案进行分类存储，方便档案的查找和管理。
- 编号规则
- 制定统一的档案编号规则，每个档案都有唯一的编号。编号应具有唯一性、系统性和可扩展性，能够反映档案的类别、形成时间、顺序等信息。档案管理系统可以根据编号规则自动生成档案编号，避免人工编号可能出现的错误和重复。
- 装订要求
- 对于纸质档案，应按照一定的要求进行装订。装订要牢固、整齐，便于保管和查阅。装订时要注意保护文件材料，避免损坏。在档案管理系统中，可以对装订后的档案进行拍照或扫描，形成电子档案，实现纸质档案和电子档案的同步管理，提高档案的安全性和利用效率。
五、档案的保管
- 保管条件
- 档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防光、防尘等条件。档案库房要保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。档案管理系统可以与库房环境监测设备连接，实时监控库房环境，一旦出现异常情况，及时发出警报，保障档案的安全。
- 保管期限
- 根据档案的价值和重要性，确定不同的保管期限。一般分为永久、长期（[具体年数，如 10 - 30 年]）和短期（[具体年数，如 1 - 5 年]）三种。档案管理人员要按照保管期限对档案进行分类管理，并在档案管理系统中设置相应的保管期限提醒功能，以便及时对到期档案进行鉴定和处理。
- 档案的移交和接收
- 当档案管理人员发生变动时，应办理档案移交手续。移交双方要对档案进行清点核对，确保档案的完整无缺。在移交过程中，要详细记录档案的数量、种类、保管期限等信息，并在档案管理系统中更新档案管理人员信息，保证档案管理工作的连续性。
六、档案的利用
- 利用方式
- 企业内部员工因工作需要可以查阅、复制档案。档案管理人员应根据档案的保密级别和利用规定，提供相应的档案利用服务。员工可以通过档案管理系统在线申请查阅档案，档案管理人员在审核通过后，可以通过系统将档案信息推送给申请人，提高档案利用的便捷性。
- 利用审批
- 对于涉及企业核心机密或重要商业秘密的档案，必须经过严格的审批程序。申请人在档案管理系统中提交利用申请，详细说明利用目的、档案名称、使用期限等信息。相关部门负责人和档案管理负责人在系统中进行审批，只有审批通过后，才能提供档案利用服务，确保档案的安全和保密。
- 利用记录
- 档案管理人员要对档案的利用情况进行详细记录，包括利用人、利用时间、档案名称、利用目的等。这些记录可以通过档案管理系统自动生成，方便对档案利用情况进行统计和分析，为档案管理工作的改进提供依据。
七、档案的鉴定和销毁
- 鉴定原则
- 按照国家和企业规定的档案鉴定标准，对到期档案进行鉴定。鉴定工作应坚持实事求是、客观公正的原则，准确判定档案的价值和是否需要继续保存。档案管理系统可以根据档案的保管期限和鉴定标准，自动筛选出到期档案，并提醒档案管理人员进行鉴定，提高鉴定工作的效率和准确性。
- 鉴定程序
- 成立档案鉴定小组，由档案管理人员、相关部门负责人和专业技术人员组成。鉴定小组对到期档案逐一进行鉴定，提出鉴定意见。对于有保存价值的档案，重新确定保管期限；对于无保存价值的档案，提出销毁意见。鉴定过程和结果要在档案管理系统中详细记录，确保鉴定工作的可追溯性。
- 销毁程序
- 对于经过鉴定确定销毁的档案，应严格按照规定的程序进行销毁。销毁前，要编制档案销毁清册，详细列明销毁档案的名称、数量、保管期限等内容。销毁时，应有两人以上监销，并在销毁清册上签字。销毁后的档案信息在档案管理系统中进行标记，注明销毁时间和销毁方式，保证档案管理的完整性。
八、档案的安全和保密
- 安全措施
- 加强档案的安全管理，采取有效的安全措施防止档案丢失、损坏和泄密。除了物理安全措施外，档案管理系统要具备完善的安全防护功能，如用户权限管理、数据加密、访问控制等。只有经过授权的人员才能访问和操作档案管理系统，确保档案信息的安全。
- 保密制度
- 建立健全档案保密制度，明确档案的保密级别和保密期限。对于涉密档案，要严格按照国家保密法律法规和企业保密制度进行管理。档案管理人员和利用档案的人员都要签订保密协议，严格遵守保密规定，不得泄露档案中的机密信息。档案管理系统可以根据档案的保密级别，自动设置相应的访问权限，防止信息泄露。
九、档案信息化管理
- 档案管理系统建设
- 企业要高度重视档案信息化建设，投入必要的资源建设先进的档案管理系统。档案管理系统应具备档案信息录入、存储、检索、统计、鉴定、销毁等功能，能够实现档案的数字化管理。通过档案管理系统，可以提高档案管理的效率和质量，为企业的发展提供有力的信息支持。
- 数据备份和恢复
- 定期对档案管理系统中的数据进行备份，防止数据丢失。备份数据
全国咨询电话
