一、引言
档案是国家机构、企事业单位及个人在社会活动中形成的、具有保存价值的各类载体的历史记录。随着数字转型加速，传统手工或分散式管理方式已难以满足法规遵从、知识复用与风险防控的复合需求。为此，构建一套覆盖全生命周期的档案管理系统成为组织治理现代化的核心要件。本文从业务视角出发，系统阐述该系统应实现的八类功能性需求，为后续设计、开发与实施提供依据。
二、总体目标
系统应在“收、管、存、用”四环节实现闭环管理，确保档案真实、完整、可用、安全，并支持法规审计、业务协同与知识创新。系统需同时满足纸质与电子档案的统一管理，支持国产化软硬件环境及主流信创生态。
系统应在“收、管、存、用”四环节实现闭环管理，确保档案真实、完整、可用、安全，并支持法规审计、业务协同与知识创新。系统需同时满足纸质与电子档案的统一管理，支持国产化软硬件环境及主流信创生态。
三、功能需求
- 归档采集
支持多源采集：纸质扫描、OFD/PDF/Office原生文件、邮件、业务系统接口（如ERP、OA）及社交媒体抓取；提供批量上传、断点续传、自动去重与格式转换；具备元数据智能提取（标题、责任者、日期、主题词），可依据DA/T 18-2022等标准生成档号，支持自定义编号规则；提供缺项提醒与人工补录界面。 - 分类整编
内置国家档案局最新《归档文件整理规则》及行业门类表，支持多级分类树与动态标签；提供辅助组卷、件内排序、页码自动重排、目录自动生成；允许自定义著录模板，支持中英双语及少数民族语言；整编完成后自动触发质检流程，质检未通过不得入库。 - 长期保存
采用开放封装格式（如ZIP+METS或OFD-A），内置四性检测（真实性、完整性、可用性、安全性）；支持多介质冗余（在线磁盘、离线蓝光库、云端对象存储）；提供分级迁移策略（温数据近线、冷数据离线）、格式风险预警与仿真浏览；符合GB/T 18894-2016电子文件长期保存要求。 - 检索利用
全文检索响应时间≤2秒，支持模糊、同义词、布尔逻辑及语义扩展；提供二次聚类、结果高亮、命中片段预览；个人空间支持收藏、批注、引用导出；面向公众门户支持依申请公开、在线预约调卷、电子水印分发；统计分析模块可输出利用排行榜、热点主题图谱，为决策提供数据支撑。 - 权限与安全
基于RBAC模型实现细粒度授权，支持档案级、字段级、动作级（查阅、下载、打印、复制、删除）控制；支持敏感词、密级、保管期限自动匹配权限；集成国密SM2/SM3/SM4算法，提供传输加密、存储加密、可信时间戳、数字签名及双因子登录；审计日志防篡改保存≥10年，满足《档案法》及等保2.0三级要求。 - 保管与处置
支持保管期限表联动提醒，到期自动触发鉴定流程；鉴定结论包括续存、开放、解密、移交、销毁；销毁前需双人复核、主管审批、留痕影像并生成不可抵赖凭证；移交接口支持向综合档案馆或上级主管单位批量导出EEP封装包。 - 系统集成
提供RESTful API、WebService、消息总线三种集成方式，实现与OA、合同、财务、人事等业务系统单点登录、待办推送、流程回写；支持与国产操作系统、国产CPU、国产数据库、国产中间件无缝对接；提供标准SIP、DIP包，满足OAIS互操作要求。 - 运维与配置
配置表单、流程、报表及消息模板；提供可视化大屏监控服务器、存储、网络及业务指标；支持灰度升级、热补丁、一键回滚；内置健康巡检脚本，每日自动生成运维报告并推送责任人；支持多租户模式，满足集团总部对下属单位的集中管控与分级授权。
四、结语
上述功能性需求覆盖了档案从生成到永久保存或销毁的全生命周期，兼顾法规、技术、业务与用户体验。在后续实施过程中，应通过原型迭代、用户故事评审与合规性测试，确保系统真正成为组织记忆的守护者、业务创新的加速器及风险防控的防火墙。
上述功能性需求覆盖了档案从生成到永久保存或销毁的全生命周期，兼顾法规、技术、业务与用户体验。在后续实施过程中，应通过原型迭代、用户故事评审与合规性测试，确保系统真正成为组织记忆的守护者、业务创新的加速器及风险防控的防火墙。
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