在 “双一流” 建设与教育数字化浪潮下，高校档案作为教学、科研、管理的核心数据资产，面临传统系统功能滞后、跨部门协同低效、服务师生能力不足等问题。基于大连海事大学等高校的实践经验，高校档案管理系统需以 “合规化、智能化、服务化” 为核心，构建覆盖档案全生命周期的管理体系。
系统建设以满足国家与行业标准为基础，严格遵循《高等学校档案管理办法》《电子档案管理系统通用功能要求》，确保档案管理合规。针对高校多部门、多业务系统的特点，重点突破数据互通瓶颈：通过单点登录集成校园统一门户，实现账号与权限统一管理，达成 “一网通办”；对接 OA、教务、财务等核心业务系统，借助标准化接口实现电子档案自动归档，解决人工归档繁琐、不及时的问题，消除数据孤岛。
在核心功能设计上，贴合高校实际需求。设置预归档与预组卷模块，定制化归档流程，规范各院系档案整理标准，助力快速清理历史积压档案；搭建电子档案在线利用与审批平台，师生可线上申请借阅，系统自动流转审批，大幅缩短办理耗时，为教学科研提供高效数据支撑。同时，融入档案安全管理机制，通过细粒度权限控制、操作日志追踪，保障档案信息安全。
系统落地后可实现多重价值：一是归档效率显著提升，自动归档与规范化流程减少人工成本，历史档案处理周期大幅缩短；二是师生服务体验革新，在线化服务打破时空限制，高频业务办理效率提升 50% 以上；三是支撑高校长远发展，为数字档案馆测评奠定基础，活化档案资源，为 “双一流” 学科建设提供历史数据参考。
该方案通过模块化设计适配不同规模高校需求，兼顾系统稳定性与扩展性，助力高校实现档案管理数字化转型，释放档案数据价值。
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