恒智科技针对业务中经常遇到问题，总结了档案管理常见名词术语解释，供各位档案同行参考
一、档案基础类
- 档案：过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
- 全宗：一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体，是档案管理的基本单位。
- 全宗群：由若干具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体，便于馆藏组织与历史研究。
- 档案实体：指档案原始载体本身，如纸质文件、胶片、磁带、光盘、硬盘等。
- 档案信息：档案实体所承载的内容，包括文字、图像、音频、视频及其元数据。
- 元数据：描述档案内容、结构、背景及其管理过程的数据，如题名、责任者、形成时间、保管期限、密级、格式、权限等。
- 档案价值：档案对机关工作、经济建设、历史文化、科学研究、公共利益等方面的有用性，分凭证价值、情报价值、记忆价值。
- 保管期限：根据档案价值划定的保存年限，分为永久、30年、10年三档，到期后须进行鉴定处置。
- 密级：档案涉及国家秘密的程度，分绝密、机密、秘密、内部、公开五级，按《保密法》管理。
- 档案鉴定：对档案保存价值、密级、保管期限进行审查与判定，决定其继续保存、开放、降密或销毁。
二、档案工作过程类
11. 归档：文书部门或业务部门将办理完毕、具有保存价值的文件材料收集、整理、移交档案部门保存的过程。
12. 收集：档案部门把分散在单位内部、个人手中或其他机构的档案接收、征集进馆的行为。
13. 整理：对档案进行分类、组合、排列、编号、编目，使之有序化的过程。
14. 分类：依据来源、内容、形式、时间等特征，把档案划分为不同类别，常用年度—机构—保管期限复式分类法。
15. 组卷：将同一事由、同一会议、同一项目形成的若干份文件材料组成案卷，是整理的核心环节。
16. 编目：编制档案目录、索引、指南等检索工具，揭示档案内容与成分，方便查找利用。
17. 著录：依据《档案著录规则》（DA/T 18）对档案题目、责任者、时间、页数、主题词等进行规范化记录。
18. 标引：给出检索标识（分类号、主题词、关键词、人名、地名），实现内容深度揭示。
19. 检索：利用目录、数据库、搜索引擎等工具查找所需档案信息的行为。
20. 利用：档案部门通过阅览、复制、摘录、展览、出版、网络发布等方式向用户提供档案服务。
21. 编研：编辑、研究、出版档案史料，形成二次、三次文献，如大事记、组织沿革、基础数字汇编、专题史料。
22. 统计：对馆藏数量、种类、年代、利用人次、数字化率等进行数据采集与分析，编制年报。
23. 移交：机关档案室向同级国家综合档案馆把永久档案按程序正式转交保存。
24. 接收：档案馆依法收存移交档案，并办理清点、签字、盖章、入库手续。
25. 转递：干部人事档案因单位变动、职务调整，按组织、人事权限通过机要渠道寄送新主管单位。
26. 寄存：集体或个人将档案暂存于档案馆，所有权不变，档案馆提供代管服务。
27. 捐赠：档案所有者将档案无偿赠送给国家档案馆，产权转移，档案馆出具捐赠证书。
28. 征购：国家档案馆以经济补偿方式征集集体或个人所有的珍贵档案。
29. 开放：档案馆将已满25年且无保密、无损他人权益的档案向社会公开，公民持身份证可查阅。
30. 公布：档案馆通过网站、出版物、展览等形式公开发布档案全文或摘录，产生社会传播。
12. 收集：档案部门把分散在单位内部、个人手中或其他机构的档案接收、征集进馆的行为。
13. 整理：对档案进行分类、组合、排列、编号、编目，使之有序化的过程。
14. 分类：依据来源、内容、形式、时间等特征，把档案划分为不同类别，常用年度—机构—保管期限复式分类法。
15. 组卷：将同一事由、同一会议、同一项目形成的若干份文件材料组成案卷，是整理的核心环节。
16. 编目：编制档案目录、索引、指南等检索工具，揭示档案内容与成分，方便查找利用。
17. 著录：依据《档案著录规则》（DA/T 18）对档案题目、责任者、时间、页数、主题词等进行规范化记录。
18. 标引：给出检索标识（分类号、主题词、关键词、人名、地名），实现内容深度揭示。
19. 检索：利用目录、数据库、搜索引擎等工具查找所需档案信息的行为。
20. 利用：档案部门通过阅览、复制、摘录、展览、出版、网络发布等方式向用户提供档案服务。
21. 编研：编辑、研究、出版档案史料，形成二次、三次文献，如大事记、组织沿革、基础数字汇编、专题史料。
22. 统计：对馆藏数量、种类、年代、利用人次、数字化率等进行数据采集与分析，编制年报。
23. 移交：机关档案室向同级国家综合档案馆把永久档案按程序正式转交保存。
24. 接收：档案馆依法收存移交档案，并办理清点、签字、盖章、入库手续。
25. 转递：干部人事档案因单位变动、职务调整，按组织、人事权限通过机要渠道寄送新主管单位。
26. 寄存：集体或个人将档案暂存于档案馆，所有权不变，档案馆提供代管服务。
27. 捐赠：档案所有者将档案无偿赠送给国家档案馆，产权转移，档案馆出具捐赠证书。
28. 征购：国家档案馆以经济补偿方式征集集体或个人所有的珍贵档案。
29. 开放：档案馆将已满25年且无保密、无损他人权益的档案向社会公开，公民持身份证可查阅。
30. 公布：档案馆通过网站、出版物、展览等形式公开发布档案全文或摘录，产生社会传播。
三、档案载体与保护类
31. 纸质档案：以纸张为载体的传统档案，包括公文、图纸、账册、照片等。
32. 电子档案：具有凭证、查考价值并归档保存的电子文件及其元数据，需满足真实性、完整性、可用性、安全性要求。
33. 声像档案：记录声音或图像的档案，如照片、底片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘。
34. 实物档案：以实物形态存在的非纸质档案，如印章、奖牌、锦旗、标本、模型。
35. 数字化：利用扫描、拍照、OCR、数据库等技术将纸质、声像档案转换为数字形态。
36. 原文图像：经扫描生成的档案高保真图片，常用TIFF、JPEG2000、PDF/A格式，分辨率≥300 dpi。
37. 目录数据库：存储档案题名、责任者、日期、页号、盒号、密级等著录项的关系型数据库。
38. 全文数据库：在目录数据基础上增加OCR文本或手工录入文本，实现全文检索。
39. 迁移：因技术更新将电子档案从旧系统、旧载体转移到新系统、新载体，保持内容不变。
40. 仿真：用软件模拟旧硬件、旧系统环境，使失去运行平台的电子文件仍能读取。
41. 封装：按《电子文件封装规范》（DA/T 48）将电子档案及其元数据打包成ZIP/XML结构的AIP包，防丢失。
42. 四性检测：对电子档案进行真实性、完整性、可用性、安全性校验，生成检测报告。
43. 脱酸：对含酸度高的旧纸张用无水碳酸镁溶液喷雾或浸泡，延长寿命3–5倍。
44. 修裱：在破损档案背面托补宣纸，恢复平整与强度，可逆材料为主。
45. 灭菌：采用环氧乙烷、伽马射线或低温冷冻法杀灭档案内霉菌、虫卵。
46. 灾害预案：针对火灾、水灾、地震、黑客攻击制定抢救方案，每年演练一次。
47. 异质备份：电子档案实行“三二一”原则，至少3份副本，2种介质，1份异地离线。
48. 库房八防：防火、防盗、防潮、防尘、防光、防高温、防虫、防鼠，温湿度控制18–22 ℃、45–55 % RH。
49. 特藏库：保存珍贵档案的恒温恒湿洁净库房，气体灭火，洁净度10000级。
50. 缩微：利用缩微摄影将大幅面档案缩小至胶片，节省空间，寿命百年，属长期保存手段。
32. 电子档案：具有凭证、查考价值并归档保存的电子文件及其元数据，需满足真实性、完整性、可用性、安全性要求。
33. 声像档案：记录声音或图像的档案，如照片、底片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘。
34. 实物档案：以实物形态存在的非纸质档案，如印章、奖牌、锦旗、标本、模型。
35. 数字化：利用扫描、拍照、OCR、数据库等技术将纸质、声像档案转换为数字形态。
36. 原文图像：经扫描生成的档案高保真图片，常用TIFF、JPEG2000、PDF/A格式，分辨率≥300 dpi。
37. 目录数据库：存储档案题名、责任者、日期、页号、盒号、密级等著录项的关系型数据库。
38. 全文数据库：在目录数据基础上增加OCR文本或手工录入文本，实现全文检索。
39. 迁移：因技术更新将电子档案从旧系统、旧载体转移到新系统、新载体，保持内容不变。
40. 仿真：用软件模拟旧硬件、旧系统环境，使失去运行平台的电子文件仍能读取。
41. 封装：按《电子文件封装规范》（DA/T 48）将电子档案及其元数据打包成ZIP/XML结构的AIP包，防丢失。
42. 四性检测：对电子档案进行真实性、完整性、可用性、安全性校验，生成检测报告。
43. 脱酸：对含酸度高的旧纸张用无水碳酸镁溶液喷雾或浸泡，延长寿命3–5倍。
44. 修裱：在破损档案背面托补宣纸，恢复平整与强度，可逆材料为主。
45. 灭菌：采用环氧乙烷、伽马射线或低温冷冻法杀灭档案内霉菌、虫卵。
46. 灾害预案：针对火灾、水灾、地震、黑客攻击制定抢救方案，每年演练一次。
47. 异质备份：电子档案实行“三二一”原则，至少3份副本，2种介质，1份异地离线。
48. 库房八防：防火、防盗、防潮、防尘、防光、防高温、防虫、防鼠，温湿度控制18–22 ℃、45–55 % RH。
49. 特藏库：保存珍贵档案的恒温恒湿洁净库房，气体灭火，洁净度10000级。
50. 缩微：利用缩微摄影将大幅面档案缩小至胶片，节省空间，寿命百年，属长期保存手段。
四、档案信息化与智能化
51. 数字档案馆：运用网络、数据库、多媒体技术，对馆藏档案数字化、管理自动化、服务网络化的档案馆新形态。
52. 智慧档案馆：在数字档案馆基础上引入物联网、大数据、AI、5G，实现感知、互联、分析、决策一体化。
53. 档案管理系统（AMS）：对档案生命周期进行全流程控制的软件，功能涵盖收集、整理、保管、鉴定、统计、利用。
54. 电子文件管理系统（ERMS）：用于捕获、登记、分类、保管机关日常业务电子文件，保证其证据效力。
55. 长期保存系统（TDR）：采用OAIS模型，提供摄取、档案存储、数据管理、保存规划、访问服务五大功能。
56. 区块链存证：将电子档案哈希值写入区块链，确保事后可验证原始性，防止篡改。
57. OCR：光学字符识别，把图像文字转为可检索文本，档案领域要求识别率≥99 %。
58. NLP：自然语言处理，用于自动抽取人名、地名、机构、事件，生成知识图谱。
59. 知识图谱：以干部、机构、事件、地点为节点，以关系为边，实现档案信息可视化关联。
60. AI鉴定：通过机器学习模型对档案价值进行辅助评分，减少人工工作量，仍需专家终审。
52. 智慧档案馆：在数字档案馆基础上引入物联网、大数据、AI、5G，实现感知、互联、分析、决策一体化。
53. 档案管理系统（AMS）：对档案生命周期进行全流程控制的软件，功能涵盖收集、整理、保管、鉴定、统计、利用。
54. 电子文件管理系统（ERMS）：用于捕获、登记、分类、保管机关日常业务电子文件，保证其证据效力。
55. 长期保存系统（TDR）：采用OAIS模型，提供摄取、档案存储、数据管理、保存规划、访问服务五大功能。
56. 区块链存证：将电子档案哈希值写入区块链，确保事后可验证原始性，防止篡改。
57. OCR：光学字符识别，把图像文字转为可检索文本，档案领域要求识别率≥99 %。
58. NLP：自然语言处理，用于自动抽取人名、地名、机构、事件，生成知识图谱。
59. 知识图谱：以干部、机构、事件、地点为节点，以关系为边，实现档案信息可视化关联。
60. AI鉴定：通过机器学习模型对档案价值进行辅助评分，减少人工工作量，仍需专家终审。
五、档案利用与权益类
61. 阅览服务：档案馆设立阅览室，提供原件、复制件查阅，需履行登记、交接手续。
62. 复制服务：提供打印、复印、扫描、缩微、拍照、刻录光盘等，涉密档案按审批权限办理。
63. 远程利用：用户通过互联网、政务外网提交申请，档案馆在线审批、加密推送电子件。
64. 政务共享：依据《政务信息资源共享暂行办法》，档案数据通过接口向其他部门提供，一数一源。
65. 个人隐私：涉及身份证号、家庭住址、健康状况、财产状况的档案须脱敏处理或限制利用。
66. 著作权：档案受《著作权法》保护，用户利用须注明出处，未经许可不得公开发表。
67. 利用协议：档案馆与用户签订《档案利用协议》，明确使用范围、保密义务、违约责任。
68. 投诉处理：对拒绝利用、超期答复、服务态度差的行为，用户可向上级档案主管部门
62. 复制服务：提供打印、复印、扫描、缩微、拍照、刻录光盘等，涉密档案按审批权限办理。
63. 远程利用：用户通过互联网、政务外网提交申请，档案馆在线审批、加密推送电子件。
64. 政务共享：依据《政务信息资源共享暂行办法》，档案数据通过接口向其他部门提供，一数一源。
65. 个人隐私：涉及身份证号、家庭住址、健康状况、财产状况的档案须脱敏处理或限制利用。
66. 著作权：档案受《著作权法》保护，用户利用须注明出处，未经许可不得公开发表。
67. 利用协议：档案馆与用户签订《档案利用协议》，明确使用范围、保密义务、违约责任。
68. 投诉处理：对拒绝利用、超期答复、服务态度差的行为，用户可向上级档案主管部门
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