2026年10月10日，恒智研究院正式发布面向高级管理者的档案数智化转型战略白皮书 ——《从保管者到赋能者：数智化时代档案工作的认知重构与价值跃迁》。白皮书立足档案行业长期痛点与数智技术变革趋势，系统重构档案工作的价值认知体系，为政企各类组织推进档案数智化转型、建设智慧档案馆室提供了清晰的战略路径与实践框架。原国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权为白皮书作序推荐。
长期以来，档案工作既是组织管理体系的重要组成部分，也是国家治理体系的关键环节，承担着记录组织活动、留存业务凭证、承载集体记忆的核心职能。但在多数组织的管理实践中，档案工作长期处于边缘化位置：资源配置停留在保障性水平，人力配置紧张、技术投入滞后；档案中沉淀的海量业务经验与隐性知识，因缺乏有效的检索、关联与提取工具，往往形成后便进入低频次利用甚至闲置状态，组织的知识资产在隐性损耗中持续流失。随着数据要素成为第五大生产要素，各组织加速布局数据中台与人工智能应用，档案作为组织中时间跨度最长、记录最完整、权威性最强的优质数据资产，其开发程度与组织数智化转型需求的差距日益凸显，重新定义档案工作的战略价值成为行业亟待突破的命题。
白皮书核心提出，档案数智化绝非传统档案数字化的技术迭代，而是以人工智能为核心的全方位范式革新。白皮书明确区分了 “数字化” 与 “数智化” 的本质差异：数字化属于上一时代的技术路径，而数智化以 “人工智能 + 档案” 为核心，遵循 “档案数据化 — 内容挖掘关联 — 知识可视化呈现” 的演进路径，最终建成智慧档案馆室，实现档案利用从 “查一知一” 向 “查一知百、查一全知” 升级，推动档案人员从单纯的 “调档员” 向 “知识提供者、决策智囊” 转型。在管理理念上，白皮书倡导档案工作从 “后置保管” 转向 “前置赋能”，从 “档案是历史的终点” 转向 “档案是业务的起点”，呼应 “档案工作先行论” 提出：档案既是上一项工作的末端，也是下一项同类工作的开端，档案工作者应成为各项业务的先行者与引路人。在技术路线上，白皮书提出大模型驱动的档案管理革新方向，构建档案垂直领域专业模型，推动从通用人工智能向档案专业智能升级，为行业技术落地指明了清晰方向。
原国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权在序言中对白皮书给予高度评价。他表示，白皮书的主题、理念与技术路线均与行业发展方向同频共振，其提出的核心观点与自己多年倡导的 “智慧档案” 理念、档案工作先行论不谋而合。杨冬权强调，档案数智化是破解当前档案工作困局、实现行业升级的必由之路，白皮书契合国家 “十五五” 档案事业发展规划中 “人工智能 + 档案” 的发展要求，能够帮助广大档案工作者解开认知疑惑、升级管理理念，推动档案事业实现跃迁式发展，全面释放档案的深层价值。
恒智研究院执行院长、恒智科技总经理韩长虹在白皮书后记中表示，这份白皮书是团队二十余年深耕档案行业的实践沉淀。从早年扎根档案信息化领域，到见证行业从数字化向数智化跨越，再到推出恒智 AI 数智档案员实现档案归集、编目、知识提取的全流程自动化，恒智始终以激活档案价值为目标，致力于将锁在库房中的 “死档案” 转化为可随时调用的 “活资产”。白皮书摒弃晦涩的技术术语，面向高级管理者构建了完整的档案价值认知地图，旨在帮助管理者穿透表象，挖掘沉淀在档案深处的核心价值。
此次白皮书的发布，既是档案数智化领域的一次理念升级，也为行业转型提供了可落地的战略指引。随着 “人工智能 + 档案” 逐步成为行业共识，档案工作将突破传统保管的边界，深度融入业务全流程，成为组织合规管控、降本增效、决策支撑的核心赋能力量，推动档案行业真正实现从 “保管者” 到 “赋能者” 的价值跃迁。
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