白皮书连载・序
恒智研究院重磅发布《从保管者到赋能者：数智化时代档案工作的认知重构与价值跃迁》，国内首份面向组织高级管理者的档案数智化转型战略白皮书。
行业过往档案信息化白皮书，大多面向档案业务人员、技术实施团队，聚焦流程规范、产品功能与技术指标。而这份白皮书转换叙事视角，直击高层管理者关切，避开细碎技术参数，重新认知档案的定位：档案不再是后台库房的保管事务，而是组织弥足珍贵的数据资产、支撑长远发展的战略资源。
白皮书旨在帮助高管建立完整的档案价值认知地图，推动档案数智化建设上升到组织治理、风险合规、知识资产运营的战略高度。本篇为白皮书系列连载开篇，诚邀各位读者共阅。
序
朋友发来一部书稿，嘱我作序。拜读之后，我欣然为之。
为什么呢？
第一，作者之一的邓君教授，我2024年在海峡两岸档案学术交流会上，听过她的报告，讲的是她用人工智能技术，研究分析《八旗满洲氏族通谱》这部史书和谱书的。其中，用知识图谱，清晰地展示了谱中所有人物之间的各种关系，让我深为钦佩。因为我学的是历史，后来又研究过家谱，而最近几年又热心提倡“人工智能+档案”、建设智慧档案馆室，所以对她印象很好，散会后还特意加了她的微信。近两年，我在档案部门讲“人工智能+档案”时，也会把她的这个成果，作为用人工智能开发档案的一个新的成功案例加以介绍。
第二，本书的主题，是“档案数智化”。这个词，我以前也用过几次；而且它与我2019年开始呼吁建立的“智慧档案”基本接近，我特别感兴趣。老实说，如果是讲档案数字化的书，现在我绝不会为之作序。因为档案数字化是我十几年前大力推广过的，其技术在2017年以后，已被新的人工智能技术所全面取代，档案数字化技术已经全面落伍，再搞就会浪费人、财、物。如果在今天这个人工智能时代、智慧档案时代，还讲档案数字化，那就不但是落后，而且简直是犯罪了——因为它会造成人、财、物的浪费。而档案数智化则不一样，它包含了人工智能，它提倡的是“人工智能+档案”，它所导向的最终结果，实际就是建成智慧档案馆室。“数字”与“数智”，音虽相同，但一字之差，意思却完全不同，代表的技术和方向也不一样。数字，属于上一个时代；而数智，才属于当今的时代。这同我的新理念是完全一致的，是我所希望和热心提倡的，我喜欢有更多人树立这种新理念。我2019年就提出了具有新内涵的“智慧档案”新理念。其核心，是用人工智能技术，第一步，先把档案数据化，也就是用现有的各种新的人工智能识别转换技术，把文字、录音、照片、录像等的档案中的内容，全部识别转化为计算机可处理的数据；第二步，再用数据挖掘等人工智能技术，对档案的所有内容进行挖掘，让它们全部产生关联，生成许多新的知识或信息，并用知识图谱等形式，进行可视化的呈现，从而建成能对档案全部内容进行开发，能让原有的所有档案内容产生关联，并能生成许多新的内容，让档案价值扩大千百倍的智慧档案馆室。由于人工智能技术的先进性，今天搞档案数智化，比过去搞档案数字化；今天建智慧档案馆，比过去建数字档案馆，不但不多花钱，而且更省钱，也更省时间、更省人力，还更安全。这跟现在好多人所认为的数智化比数字化更多花钱、多花时间、多花人力、更不安全的观念完全相反。所以，我也想借写序之机，向读者呼吁，赶快转变观念，应用当下最先进的人工智能技术，搞档案数智化，建智慧档案馆室，让档案馆室，从2.0向3.0升级；从查一知一，向查一知十、查一知百、查一全知升级； 从提供档案，向提供知识升级；让档案人员从单纯的调档者，向知识的提供者升级；从过去一个单位里最不受人重视的“调档员”，向一个单位里最受人重视的高级参谋、助手和智囊升级。这是打破档案工作、档案部门、档案人员目前困境和危局的最好途径，是档案工作的解困之道，破局之道，升级之道。
第三，本书的理念，也是新的，与我的观点同频共振。比如，书中提出档案工作要从“后置保管”到“前置赋能”、从“档案是历史的终点”的传统认知，向“档案是业务的起点”的新型认知转变，并引用了我的“档案工作先行论”。 2013年，我从有关部门领导告诉我“党的十八大筹备工作是从查档案开始的”这一事实中，悟出了“档案工作不但是前一项工作的末端，而且也是后一项同类工作的开端”的道理。接着，我又从三峡公司告诉我的“新建的金沙江四座大电站工程，都是从复制三峡工程的设计、施工、管理档案开始的”这个案例，以及广州地铁公司告诉我的他们“给其他城市建地铁，也是从复制广州地铁设计、施工、管理档案开始的”案例中，以及我自身经历过的无数案例中，进一步验证了我的这一想法。于是，我提出了“档案工作先行论”，即：档案工作既是上一项工作的末端性工作，又是下一项同类工作的开端性工作。档案工作者应当善于用档案工作，去为各项工作开头、起步、领跑，在各项工作中当先行者，当排头兵，当引领人。这在各国档案界，都是一个从未有人提过的、颠覆认知的新观点。但是，这一观点提出后，档案界一直未见有人响应，有人认同。十几年后，我偶然从这本书中，第一次听到了响应，看到了认同。这说明，作者的心和我是相通的；我们的认知，已经达到了同一个高度。我要借写序之机，告诉读者：本书的这个观点，是先进的、正确的，是经得起时间和实践检验的；同时，对档案工作亦是非常有利的。如果档案工作者都能认识到这一点，做到这一点，那么，档案工作必定会发挥出更大的作用，档案工作本身一定会出现另一番天地。
又如：书中提出的“Al与大模型驱动的档案管理革新”的理念，与“构建垂域模型”，从“通用人工智能”到“档案专业智能”的技术路线，也与我2019年以来一直提倡的应用人工智能技术建立智慧档案馆室的理念，以及2025年Deepseek开放大模型问世以后，我提出的“对DeepSeek进行蒸馏开发、并用档案数据喂养出档案专业小模型”的技术路径，都不谋而合。它说明：我们是处在同一个认知高度的人，可以同声相和、同气相求，然后共同寻找更多的知音和更多的践行者。
今年，2026年，国家档案局起草和中办、国办印发的档案事业十五五发展规划，都提出了“人工智能+档案”的新要求。本书的实质，也是提倡和呼吁“人工智能+档案”的。因此，它是符合国家要求的，符合十五五档案事业发展需求的，是会促进十五五档案事业发展的。
可见，本书的主题是新的，理念是新的，技术路线也是新的。因此，它符合时代的潮流，符合档案工作的发展方向和实际需求，定会得到更多档案工作者的响应。作者站到了时代的风口上，站到了正确的方向上，站在了上升的通道上，为档案工作者怎样破局解困，指出了正确的道路。这本书，是一本有利于解开档案工作者疑惑、提高档案工作者认知，有利于档案工作创新发展、档案事业跃迁性进步，有助于全面开发档案价值、全面发挥档案作用的好书。
我已经看见了它的好，相信读者也会看见它的好；
我已经和它同频共振了，相信会有更多人和它同频共振；
我已经看见它的作用了，相信读者会用行动，不断扩大它的作用。
杨冬权
2026 年 8 月 20 日 于 北 京 典 兰 台 书 房
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